Dématérialisation : quels intérêts pour une entreprise ?

Depuis quelques années, la dématérialisation est au cœur de la transformation numérique des entreprises. C’est un enjeu majeur pour tous les secteurs d’activité sur les plans organisationnel, technique et financier. Tour d’horizon des avantages et des inconvénients sur cette approche

Un processus complet

La dématérialisation consiste à transférer des documents papiers vers un format numérique. Cela peut également conduire à une politique de « Zéro papier » lorsque le changement est total.

Mais elle ne consiste pas seulement à numériser un document, il s’agit d’un processus plus complet comme la dématérialisation des échanges, de la facturation, la paie etc. On parle alors de dématérialisation des processus et non plus de dématérialisation des documents.

Dans le cas d’un changement, il est impératif, pour une entreprise, de mettre en place une GED (Gestion Electronique des documents) afin de pouvoir classer, stocker et modifier les documents en cas de besoin.

Quels bénéfices pour une entreprise ?

  • Gain de productivité : le passage à la dématérialisation peut apporter jusqu’à 40% de hausse en productivité via la réduction du temps de traitement.
  • Réduction des coûts : la dématérialisation mène à réduire en moyenne à 50% les coûts de traitement (impression, photocopie, affranchissement).
  • Des économies de temps : les collaborateurs ne perdent plus de temps à chercher les données dont ils ont besoin.
  • Une gestion facilitée : grâce à la traçabilité informatique et à l’accès rapide aux données.
  • Un gain d’espace : plus besoin de stocker massivement des archives, des dossiers papiers.
  • Meilleure gestion des relations : grâce à l’apparition de plateformes de partage communautaire encourageant le travail collaboratif.
  • Une démarche écologique : administrer des documents sur le web permet de réduire son empreinte écologique en consommant moins de ressources et en économisant de tonnes de papier. De plus, réduire le nombre d’impressions de documents et la consommation de cartouches d’encre, c’est agir également pour la protection de l’environnement.

 

Quelles limites ?

La dématérialisation des factures et des documents comportent certains inconvénients :

  • L’investissement financier : passer d’une gestion au format papier à une gestion électronique de documents comporte des frais techniques, des coûts de maintenance, d’hébergement, etc.
  • La résistance face aux changements : des personnes, mal à l’aise avec le numérique, peuvent exprimer une certaine résistance face aux changements, par peur de l’inconnu, ou par méconnaissance des nouvelles technologies. Un accompagnement est donc nécessaire.
  • La sécurité et l’intégrité des données : Le Règlement Général de Protection des Données (RGPD) mis en œuvre depuis Mai 2018, impose un système d’archivage de données avec certaines conditions (degré de confidentialité élevé, suppression des données etc)
  • La perte de documents : lors de la mise en œuvre de la dématérialisation, la sauvegarde automatique des informations résout le problème.


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